Tarjolla lähiruokaa ja juomavettä kannuista – Vastuullisuus näkyy ministerikokouksen järjestelyissä

Kirjoitus on julkaistu alun perin Rovaniemen kaupungin verkkosivulla.

Rovaniemellä 6.–7.5. järjestettävässä ulkoministerikokouksessa ympäristön huomioiminen on tärkeä osa kokousjärjestelyjä.

Ulkoministeriö on laatinut yhdessä WWF Suomen kanssa ympäristövastuulliset kokousjärjestelyohjeet, joita ulkoministeriö on noudattanut Arktisen neuvoston kokouksissa Suomen kaksivuotisen puheenjohtajakauden aikana. 

Ulkoministeriö haluaa huomioida ympäristöasiat kokouksissaan, sillä Arktisen neuvoston päätavoite on suojella arktisen alueen ympäristöä ja tukea alueen kestävää kehitystä. Ulkoministeriö haluaa myös muuttaa ilmastonmuutokseen liittyvän keskustelun konkreettisiksi teoiksi. Ohjeiden avulla säästetään luontoa ja kustannuksia, sillä niissä huomioidaan muun muassa tarjoiluratkaisut sekä roskan, hävikin ja päästöjen määrän vähentäminen.

Lappi Areenalle tuodaan suomalaista mökkitunnelmaa

Ulkoministerikokouksessa ympäristövastuu otetaan huomioon kaikessa mahdollisessa. Kokoukseen Lappi Areenalle odotetaan media mukaan luettuna noin 400 osallistujaa, joten suuren osallistujamäärän takia ympäristöystävällisyydellä on tärkeä merkitys.

Ulkoministeriön Arktisen neuvoston puheenjohtajuustiimin konferenssivastaava Annariina Kukkonen kertoo, että Lappi Areenan sisustaminen kansainväliseen kokouskäyttöön vaatii paljon elementtejä. Kokouspaikalle on tarkoitus luoda suomalaista mökkitunnelmaa pihakeinujen ja muun luonnonmukaisen sisustuksen avulla. Ulkoministeriö onkin valinnut tapahtumatoteuttajan kokousjärjestelyihin sillä perusteella, että kaikessa huomioidaan vastuullisuus ja materiaalien jatkokäyttö. Esimerkiksi huonekalut ja muut irtotavarat vuokrataan ja sisustuselementteinä käytettävät puun taimet lainataan paikalliselta kasvattajalta. Kokouspaikalla on muitakin esimerkkejä suomalaisesta puuosaamisesta, sillä vieraat voivat tutustua Uusi puu -projektin näyttelyyn.

Sisustuksessa käytettävät printtikankaat sekä kaupungilla näkyvät tapahtumaliput teetetään erikseen, ja ne lahjoitetaan tapahtuman jälkeen Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnan opiskelijoiden käyttöön. Ainoa suuri hankinta tulee olemaan messumatto, joka annetaan käytön jälkeen tienrakennukseen. Tapahtumatoteuttajan alihankkijalla on sopimus tienrakentajatoimijan kanssa, jolle käytetyt messumatot toimitetaan. Tämä on yksi toimiva käytäntö tapahtumatuotannossa, jossa muuten syntyisi liikaa kierrättämätöntä messumattojätettä.

“Meillä ei jaeta lahjoja, vaan pyrimme jäämään vieraidemme mieliin hyvän ruuan ja erinomaisen palvelun kautta”

Ulkoministerikokouksessa vieraille tarjottava menu sisältää lappilaisia makuja sekä kausituotteita. Annariina Kukkonen kertoo, että tarjolla tulee olemaan esimerkiksi poroa, Lapin puikulaa sekä metsän antimia eri tavoin valmistettuna niin, että menut ovat harmoniassa keskenään ja aterioille tulee vaihtelevuutta.

Menun suunnittelussa kokousjärjestäjät ovat saaneet apua Haaga-Helian restonomiohjelman opiskelijoilta. He ovat suunnitelleet ministerikokouksen kahvitarjoilut sekä lounastarjoilun. Myös rovaniemeläisiä yrittäjiä ja opiskelijoita koulutuskeskus REDUsta on mukana toteuttamassa tarjoiluja.

Kokouksessa ei nähdä muovipulloja eikä kertakäyttöastioita, vaan esimerkiksi juomavesi tarjoillaan kannuista. Lisäksi kokousmateriaali jaetaan vain sähköisessä muodossa eikä tavaralahjoja anneta.

Vieraille on tarjolla rovaniemeläisiä elämyksiä

Ulkoministeriön viestintäosasto järjestää paikallisten yhteistyökumppaneidensa Lapland Host Committeen, House of Laplandin ja Visit Rovaniemen kanssa kansainvälisen median edustajille tutustumiskierroksen Rovaniemellä. Kierroksella huomioidaan erityisesti Lapin arktinen osaaminen. Toimittajilla on esimerkiksi mahdollisuus tutustua kestäviin energiaratkaisuihin Napapiirin Energian ja Veden tiloissa sekä vierailla pohjoissaamen kielipesässä. Tarjolla on myös ohjattu kävelykierros Alvar Aallon kohteisiin sekä Korundiin.

“Eikä tarjonnassa ole tietenkään unohdettu myöskään saunaa ja Joulupukkia – molempiin toimittajat pääsevät halutessaan tutustumaan heti ohjelmansa alussa”, kertoo mediaohjelmasta vastaava Outi Koskinen ulkoministeriön viestinnästä.

Ministereille esitellään Rovaniemeltä Lappia-talo ja Arktikum. Muuta erityistä ohjelmaa heille ei ole järjestetty, sillä arvovieraat viipyvät Rovaniemellä vain kokouksen ajan.

Ulkoministeriön Arktisen neuvoston puheenjohtajuustiimin konferenssivastaava Annariina Kukkonen on järjestänyt Suomen Arktisen neuvoston puheenjohtajakauden aikana noin 15 arktista tapahtumaa. Kaikissa näissä kokouksissa, kuten myös tulevassa ulkoministerikokouksessa Rovaniemellä, hänellä on ollut vain yksi tavoite: tarjota vieraille mahdollisimman parhaat puitteet kokousjärjestelyjen osalta, jotta he voivat keskittyä kaikella energialla siihen tärkeimpään eli kokouksen asiasisältöön.

“Toivon, että tämä tavoitteeni toteutuu myös nyt. Toivon myös samalla, että tapahtumamme jää hienona kokemuksena kaikille paikkakunnan yhteistyökumppaneille. Harvoin saamme näin korkea-arvoisia vieraita kestitä, joten olisi hienoa saada kaikki ministerit Rovaniemelle!”

Lisätietoja ulkoministerikokouksesta ulkoministeriön sivuilta suomeksi ja englanniksi
sekä Rovaniemen kaupungin kansainväliseltä sivustolta.